# Surat Menyurat

# Master: Jenis Surat

#### **1. Master: Jenis Surat**

Halaman **Jenis Surat** berfungsi untuk mendefinisikan dan menetapkan kode unik serta format penomoran untuk setiap kategori surat yang akan digunakan oleh cabang.

[![image.png](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/pfZimage.png)](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-12/pfZimage.png)

##### **Tampilan Master Jenis Surat:**

Tabel menampilkan daftar kategori surat yang sudah didaftarkan:

- **Nama Jenis**: Nama surat (Contoh: *Surat Tugas*, *Surat Undangan*).
- **Kode Jenis**: Kode singkat unik untuk jenis surat (Contoh: *ST* untuk Surat Tugas, *SU* untuk Surat Undangan).
- **Format Nomor**: Pola penomoran yang akan digunakan sistem (Contoh: `(nomor)/(kode)/(ADM-)/(tahun)`).
- **Status**: Status keaktifan jenis surat (*Aktif*).

##### **Tombol Aksi (Action):**

Setiap baris memiliki tombol **Edit** dan **Delete** untuk mengelola data jenis surat.

#### **2. Menambah Jenis Surat Baru (Create)**

**Cara Mengakses:** Klik tombol **"+ Tambah Jenis Surat"** di kanan atas.

[![image.png](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/VCCimage.png)](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-11/VCCimage.png)

<table data-path-to-node="20" id="bkmrk-field-keterangan-%26-c"><thead><tr><td>**Field**</td><td>**Keterangan &amp; Contoh**</td></tr></thead><tbody><tr><td data-path-to-node="20,1,0,0">**Nama Jenis**\*</td><td data-path-to-node="20,1,1,0">Nama formal surat (Contoh: *Surat Tugas*, *Surat Keterangan*).</td></tr><tr><td data-path-to-node="20,2,0,0">**Kode Jenis**\*</td><td data-path-to-node="20,2,1,0">Singkatan atau kode unik (Contoh: *ST*, *SK*). Kode ini akan muncul di format nomor surat.</td></tr><tr><td data-path-to-node="20,3,0,0">**Format Nomor**\*</td><td data-path-to-node="20,3,1,0">Pola penomoran yang akan diikuti. Format ini **harus** mengikuti standar yang ditentukan (Contoh: `(nomor)/(kode)/(ADM-)/(tahun)`).</td></tr><tr><td data-path-to-node="20,4,0,0">**Status**\*</td><td data-path-to-node="20,4,1,0">Pilih status *Aktif* untuk membuat jenis surat siap digunakan.</td></tr></tbody></table>

**Penyelesaian:** Klik **"Simpan"** untuk menambahkan jenis surat baru.

---

**Next Step:** Setelah **Jenis Surat** ditetapkan, langkah logis selanjutnya adalah mendokumentasikan cara sistem menggunakan jenis surat tersebut untuk membuat **Penomoran** otomatis (jika ada), serta modul **Surat Keluar** dan **Surat Masuk**.

# Master: Penomoran Surat

Halaman **Penomoran Surat** berfungsi sebagai **Master Data** untuk mengatur urutan awal penomoran surat keluar, agar sistem dapat melanjutkan nomor urut surat berikutnya sesuai dengan arsip manual yang dimiliki cabang.

Halaman **Penomoran Surat** berfungsi sebagai **Master Data** untuk mengatur urutan awal penomoran surat keluar, agar sistem dapat melanjutkan nomor urut surat berikutnya sesuai dengan arsip manual yang dimiliki cabang.

[![image.png](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/BJVimage.png)](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-12/BJVimage.png)

#### **Tampilan Master Penomoran Surat:**

Tabel menampilkan *setting* nomor urut surat berdasarkan jenis dan tahun:

- **ID Jenis**: Nomor ID yang merujuk ke Jenis Surat yang sudah dibuat sebelumnya (Contoh: *Surat Tugas*, *Surat Undangan*).
- **Tahun**: Tahun penomoran berlaku (Contoh: *2025*).
- **Nomor Terakhir**: Nomor urut terakhir yang sudah digunakan cabang pada tahun tersebut (Contoh: *2* atau *25*).
- **Action**: Tombol **Edit** dan **Delete** untuk mengelola data *setting* penomoran.

#### **3. Menambah/Mengatur Penomoran Surat (Create/Edit)**

Fitur ini digunakan untuk memasukkan data nomor urut terakhir, sehingga ketika Admin membuat **Surat Keluar** baru, sistem akan otomatis melanjutkan nomor urut dari angka yang dimasukkan di sini.

**Cara Mengakses:** Klik tombol **"+ Tambah Penomoran Surat"**.

[![image.png](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/qTHimage.png)](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-11/qTHimage.png)

##### **Formulir Wajib Diisi :**

<table data-path-to-node="12" id="bkmrk-field-keterangan-jen" style="width: 100%;"><thead><tr><td style="width: 14.2967%;">**Field**</td><td style="width: 85.6901%;">**Keterangan**</td></tr></thead><tbody><tr><td data-path-to-node="12,1,0,0" style="width: 14.2967%;">**Jenis Surat**\*</td><td data-path-to-node="12,1,1,0" style="width: 85.6901%;">Pilih dari daftar **Master Jenis Surat** yang sudah dibuat (Contoh: *Surat Tugas*).</td></tr><tr><td data-path-to-node="12,2,0,0" style="width: 14.2967%;">**Tahun**\*</td><td data-path-to-node="12,2,1,0" style="width: 85.6901%;">Tahun penomoran berlaku (Contoh: *2025*).</td></tr><tr><td data-path-to-node="12,3,0,0" style="width: 14.2967%;">**Nomor Terakhir**\*</td><td data-path-to-node="12,3,1,0" style="width: 85.6901%;">**Masukkan Nomor Urut Surat Terakhir** yang sudah digunakan oleh cabang Anda secara manual pada tahun tersebut. Sistem akan memulai penomoran surat keluar berikutnya dari angka *Nomor Terakhir* + 1.</td></tr></tbody></table>

**Penyelesaian:** Klik **"Simpan"**.

> **Contoh Kasus:** Jika Anda memasukkan **Nomor Terakhir** = `15` untuk *Surat Tugas* Tahun 2025, maka saat Anda membuat *Surat Tugas* baru, sistem akan otomatis memberinya nomor urut **16** (sesuai Format Nomor yang sudah ditetapkan di Master Jenis Surat).

# Tambah Surat Keluar

#### **1. Halaman Utama Surat Keluar (CRUD)**

- Halaman awal menampilkan daftar surat keluar yang sudah ada (**CRUD** - Create, Read, Update, Delete).
- Terdapat tombol **"Tambah Surat Keluar"**.
    
    ![](https://help.simka.id/loading.gif)

#### **2. Halaman Input Surat Keluar**

- Setelah menekan tombol **"Tambah Surat Keluar"**, admin harus memilih **Jenis Surat**:
    
    
    - **Surat Tugas**
    - **Surat Undangan**

#### **A. Detail Pembuatan Surat Tugas**

- **Tampilan:** Sisi kanan akan menampilkan *form* isian khusus untuk Surat Tugas
    
    [![image.png](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/cgDimage.png)](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-12/cgDimage.png)
- **Pengisian Detail Surat:**
    
    
    - Mengisi **Asal Surat**, **Nomor Asal Surat**, **Agenda**, **Hari**, **Tanggal Agenda**, **Waktu**, dan **Tempat**.
- **Penugasan Pengurus:**
    
    
    - Pada bagian **"Daftar Petugas"**
        
        [![image.png](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/Fdaimage.png)](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-11/Fdaimage.png)
        
        
        - Saat mengetik nama pengurus, akan muncul ***autocomplete*** nama (misalnya dr. Andi Pratama, M.Kes, dll.).
        - Data nama diambil dari **Tabel Struktur Organisasi**.
        - Setelah nama dipilih, kolom **Jabatan** akan **otomatis terisi** sesuai data dari Struktur Organisasi.
- **Penyelesaian:** Setelah semua terisi dan disubmit, Surat Tugas berhasil dibuat.

---

#### **B. Detail Pembuatan Surat Undangan**

- **Tampilan:** Sisi kanan akan menampilkan *form* isian khusus untuk Surat Undangan
- [![image.png](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-12/scaled-1680-/2chimage.png)](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-12/2chimage.png)
- **Fitur Template Otomatis:**
    
    
    - Terdapat tombol **"Rapat Pengurus Cabang"** dan **"Rapat Global"**
    - **Fungsi:** Tombol ini berfungsi untuk memuat ***template*** surat undangan yang sudah baku, sehingga admin **tidak perlu menulis dari awal** (misalnya, *Isi Surat*, *Salam Pembuka*, *Salam Penutup*, *Informasi Tambahan*, dan *Agenda Acara*).
    - Admin hanya perlu mengganti/menyesuaikan detail seperti **tanggal**, **nama acara**, **waktu**, dan **lokasi**

# Tambah Surat Masuk

#### **1. Create (Membuat / Menambah Data)**

Ini adalah proses **menambahkan data surat masuk baru** ke dalam sistem.

- **Aksi di Antarmuka:** Mengklik tombol **"Tambah Surat Masuk"**
- [![image.png](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/YNyimage.png)](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-11/YNyimage.png)
- **Proses Input:** Mengisi semua detail pada formulir pop-up seperti:
    
    
    - Tanggal Surat
    - Tanggal Terima
    - Jenis Surat (memilih dari *dropdown*)
    - Pengirim
    - Perihal
    - Nomor Surat
    - **Lampiran** (Mengunggah file PDF, dll.)
- **Penyelesaian:** Mengklik tombol **"Simpan"**.

#### **2. Read (Membaca / Melihat Data)**

Ini adalah proses **menampilkan daftar dan detail** surat masuk yang sudah tersimpan.

- **Aksi di Antarmuka:** Halaman utama **"SURAT MASUK"**
    
    [![image.png](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-11/scaled-1680-/j3Rimage.png)](https://help.simka.id/uploads/images/gallery/2025-11/j3Rimage.png)
- **Fungsi:**
    
    
    - Menampilkan **Daftar/Tabel** semua surat masuk.
    - Melihat detail inti (No, Tanggal Surat, Pengirim, Perihal) langsung di tabel.
    - Menggunakan fitur **"Search..."** untuk mencari surat.
    - Menggunakan tombol **"Lihat Data"** pada kolom Lampiran untuk membuka/melihat dokumen yang dilampirkan.

#### **3. Update (Memperbarui / Mengubah Data)**

Ini adalah proses **mengubah/merevisi** detail surat masuk yang sudah ada.

- **Aksi di Antarmuka:** Mengklik ikon **Pensil/Edit** (berwarna kuning, terlihat di kolom "Action" pada `image_a36b20.png`).
- **Proses:**
    
    
    - Sistem akan menampilkan kembali formulir yang mirip dengan "Tambah Surat Masuk" (`image_a36b41.png`), tetapi sudah terisi dengan data lama.
    - Anda dapat mengubah Tanggal, Pengirim, Perihal, atau mengganti Lampiran.
- **Penyelesaian:** Mengklik tombol **"Simpan"** (atau "Update") setelah perubahan.

#### **4. Delete (Menghapus Data)**

Ini adalah proses **menghapus permanen** data surat masuk dari sistem.

- **Aksi di Antarmuka:** Mengklik ikon **Tempat Sampah/Hapus** (berwarna merah, terlihat di kolom "Action" pada `image_a36b20.png`).
- **Proses:**
    
    
    - Biasanya akan muncul jendela konfirmasi (**"Apakah Anda yakin ingin menghapus data ini?"**).
    - Setelah konfirmasi, data akan dihapus dari tabel dan *database*.